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路橋施工成本資料收集歸檔的重要性！
一、引言：
高速公路施工的的主要特點包括：野外線性作業、受自然環境影響明顯、施工周期長、施工工藝過程復雜、工序繁多不易控制管理、變更批復程序過長及完工結算時間長等。
筆者在從事工程檔案管理過程中，就經歷過因項目完工幾年未能完成最終計量結算，移交的項目結算資料不完善，無法按程序與專業、勞務班組進行最終結算，造成該項工程不能最終清算的局面。
另一方面，國家審計始終十分重視對高速公路建設資金合理使用的審計工作，這類審計的延伸審計基本上會落到施工項目部，顯然，及時完善、保存施工過程中的工、料、機形成的原始憑證（進庫、出庫單等），納稅資料、往來賬目，是在國家審計過程中證明事實清楚、操作合法的基礎資料之一。
由此可見，在施工過程中及時完善各類認簽手續，留有記錄，并及時在項目部層面按規定要求分類歸檔，是項目檔案管理工作中的一項重要工作。
二、依據管理特點確定計量支付、變更結算資料的歸檔程序和內容
這一類的歸檔資料主要涉及與業主、監理、設計、上級主管部門之間的關系內容。
因此，施工單位在與業主、監理、設計單位及上級主管部門打交道的過程中，形成的會議紀要、現場辦公會簽資料及意向性意見、變更設計的意向性意見，施工過程中完成的變更工程數量的統計、認簽（監理、業主）資料及工程質量驗收確認紀錄都是要作為完工結算的重要資料補充。這類原始記錄的及時收集、整理、歸檔工作，使項目檔案管理十分重要的內容。在收集此類資料是特別是要注意資料的完成性、簽字手續的完善等問題。
三、按成本管理體系確定歸檔程序和內容
施工項目成本控制管理工作，是施工項目內部管理系統的核心部分，因此，檔案管理工作要從成本管理系統的源泉來著手理順需要建立成本管理檔案內容和關鍵點。可見了解成本管理系統十分重要。事實在施工項目部的檔案管理人員往往不甚了解施工過程的成本建立、控制、檢查的內容和方法，因此對于建立檔案的成本資料的收集比較盲目，所以加強檔案管理人員在施工項目過程管理中的專業知識水平是刻不容緩的重要工作之一。
從項目成本的管理過程來看，項目目標成本建立過程的相關報批、審核資料，是項目成本管理的核心目標資料。對于施工項目而言目標成本指標是與公司建立的經營責任體系的核心指標，所以是要及時歸檔管理的資料之一。
在成本的過程控制中，發生的與班組、分包方的業務往來的法律基礎是各類合同，因此合同的簽訂資料、審批資料、合同文本等成為重要的歸檔資料，鐵別是合同簽訂過程中關于單價、數量、內部競價資料等，必須及時保存歸檔。
進場的主材、地材的進庫單往往不被重視，但是在結算過程中，進場材料特別是進場地材的數量會成為合同雙方發生爭執的焦點，顯然這不僅是一個進庫單資料完善的問題，還與進場材料的計量統計方式有直接關系，因為大宗的地材（碎石、河沙）進場數量的確認在沒有大型地磅的情況下很難精確計量。但是不管怎樣，對進場的每一車砂石材料進行統計并留有雙方認簽的進庫單，是進行成本管理的最基礎工作，所以對該類進庫單的收集歸檔工作就顯得十分重要。
在施工過程中，常常發生零星人工費用、材料費用、臨時便道構造物施工、臨時設備租賃等的任務，這類活動成本的發生不是以合同為依據，而是根據施工現場需要臨時委派，這也是路橋施工過程中緬對突發事件的經常性的處理方法。
項目在與班組、專業分包隊伍進行最終結算時，完善的過程成本控制資料是結算中強有力的支持性材料。否則，就會發生十分困難的結算扯皮問題，這一點在高速公路施工項目中時有發生。
四、從政府審計角度重視過程成本發生的原始資料的收集歸檔
政府審計延伸到項目部時，主要是看業主在計量支付過程中、變更過程中手續是否完備、合法，變更單價是否合理，項目提供的變更數量統計資料是否屬實、背景資料（原始憑證）是否完善，項目納稅管理是否符合法律規定等等。
針對這樣的具體要求，項目部除了在財務管理上完善手續、堅持遵守法律法規等外，從資料管理歸檔工作方面也要著重注意幾個方面的問題：
1、完善設計變更、計量支付手續，及時歸檔管理。
2、對于變更單價，要進行詳盡的成本測算，提交符合當前成本水平的成本資料，并及時歸檔原始測算資料。
3、對于發生在現場的工程數量，要保留好完整的原始憑證紀錄，特別是進場材料的原始憑證紀錄。這一點在路面項目比較容易做到，反而是使用材料相對少的路基橋梁標段，對進場材料的數量控制把關不嚴，沒有留下有效的進場料單；還有，在路基填土數量確認過程中，國家延伸審計時常要求項目部提供變更填土工程的單車卸土的數量紀錄，而這些記錄往往在與班組完成結算后銷毀，造成國家審計過程中“說不清”的現象。
值得的指出的是，政府的延伸審計，往往是在項目完工后一年以后甚至數年以后，當事人可能很難找到，即便是找到當事人，因為時過境遷，很多事情難以澄清，所以完備的歸檔成本資料就成為最重要的依據和憑證了。
五、結語
檔案管理工作不僅是對資料的歸檔管理，而且是項目成本管理過程的一個十分重要的環節；
有效的、按照施工工藝過程和項目管理過程建立起來的清晰的項目檔案管理框架和內容，是項目檔案管理的重要內涵，要求檔案管理人員具備相當的專業管理知識，才能將重要的檔案資料有效收集整理；
重視項目成本檔案的管理工作，對于項目及時與業主結算、更好地接受政府延伸審計、有效地解決與班組的計量支付糾紛具有重要意義。
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